Control de Asistencia

GENERALIDADES

  • Es obligación de todo funcionario registrado en el sistema marcar su entrada y salida en los terminales habilitados.
  • Sólo se pueden registrar un máximo de 3 justificaciones por motivos personales, esto aplica a las incidencias ATRASO AUTORIZADO y OLVIDO FUNCIONARIO, es decir, se puede registrar un máximo de 3 de cada una.
  • Es obligación de todo funcionario entregar sus justificaciones dentro de los plazos correspondiente para dar cumplimiento a la entrega de los informes mensuales de cada unidad.
  • Es obligación de todo funcionario leer el Instructivo de Normas Generales que rige el proceso de control de asistencia

 

DOCUMENTOS

Instructivo de Normas Generales
Guía para revisión del Informe de Asistencia Mensual

 

PROCEDIMIENTOS

  Justificaciones por ausencias, olvidos de marcaje o atrasos
  1. El funcionario debe completar el formulario F1, obtener la firma de su jefe directo y entregarlo a su Supervisor de Asistencia o Jefe Administrativo.
  2. El Supervisor de Asistencia debe verificar que el formulario se encuentre correctamente llenado y que se encuentre en concordancia con la normativa vigente.
  3. Si el formulario se encuentra correcto, el Supervisor de Asistencia debe registrarlo en el Sistema de Control de Asistencia.
  4. Si el formulario se encuentra mal llenado o no se encuentra acorde a la normativa, el supervisor debe devolver el formulario al funcionario para que sea corregido o puede dejarlo sin efecto, tomando las medidas que sean necesarias dependiendo de cada situación.
F1 - Formulario único para Autorización / Justificación

 

  Permiso de Invierno

En el marco de la Resolución 3.305 del 27-06-2018, que establece Permiso con Reintegro de hasta 3 días de descanso consecutivos o alternados, entre los días lunes 9 y viernes 27 de julio, ambas fechas inclusive, se ha dispuesto el siguiente protocolo:

Generalidades

  • El uso del permiso es opcional.
  • El permiso será otorgado tanto a los funcionarios a honorarios como a contrata.
  • Los días se deben asignar por turnos, a fin de no afectar el funcionamiento de la unidad.
  • Se puede utilizar la figura de medios días para la solicitud del permiso.
  • El término "día" equivale a "jornada diaria", es decir, la persona deberá devolver la cantidad de horas que tenga asignada el día en que haga uso del permiso, por lo tanto, si se hace uso de "medio día", esa jornada corresponderá a la mitad de las horas que tenga asignadas en el día en cuestión.
  • La hora de colación se debe contabilizar como hora laboral, puesto que es parte de la jornada laboral contratada, independiente del uso que se le aplique.
  • Se debe completar un formulario para establecer el o los días de permiso y el plan de reintegro del tiempo no trabajado.
  • El formulario se debe entregar a los respectivos supervisores de asistencia antes de comenzar a utilizar el permiso.
  • Los reintegros de tiempo se deben efectuar en forma posterior al evento que los origina.
  • Los reintegros se pueden efectuar antes o después de la jornada laboral.
  • El reintegro debe concretarse antes de finalizar el año en curso.
  • La unidad mínima a reintegrar será de 30 minutos.

Procedimiento de solicitud

  1. El funcionario debe completar el formulario para establecer el plan de recuperación de horas, el cual debe ser autorizado por su Jefe Directo. El formulario se encuentra disponible para descarga en la sección Control de Asistencia del sitio web de Recursos Humanos.
  2. El funcionario debe entregar el formulario al supervisor correspondiente antes de comenzar a hacer uso del permiso.

Procedimiento de registro

  1. El supervisor debe registrar la incidencia REINTEGRO en los días en que el funcionario se encuentre haciendo uso del permiso.
  2. El supervisor deberá ajustar el calendario laboral de acuerdo al plan de recuperación descrito en el formulario.
  3. Ante posteriores solicitudes de permiso o eventualidades que afecten el proceso de reintegro establecido, los supervisores deberán ir ajustando los calendarios laborales, de forma que se recupere integramente el tiempo no trabajado.

Consultas: Encargado Administrativo o Supervisor de Asistencia de la unidad

Solicitud Permiso de Invierno

 

  Permisos Administrativos
  1. El funcionario debe llenar el formulario Solicitud de Permiso Administrativo que le corresponda, de acuerdo a su calidad contractual y luego entregarlo a su Supervisor de Asistencia o Jefe Administrativo.
  2. La jefatura debe informar al funcionario si el permiso se encuentra autorizado o no.
  3. Una vez autorizado, el Supervisor de Asistencia debe registrar el permiso en el Sistema de Control de Asistencia.
  4. Mensualmente cada unidad debe enviar los permisos administrativos a Secretaría General junto a la resolución respectiva.

Consultas: Encargado Administrativo o Supervisor de Asistencia de la unidad

Solicitud permiso administrativo con goce de remuneraciones
Solicitud permiso administrativo sin goce de remuneraciones (Administrativos/Académicos Ley 18.834)
Solicitud permiso administrativo sin goce de remuneraciones (Académicos DU 372/98)
Plantilla resolución permiso administrativo con goce de remuneraciones (adecuar a cada unidad sin modificar el formato)

 

  Permiso Post-Natal Paternal
  1. Si ambos padres son funcionarios de la Universidad, deben enviar una carta a su Unidad indicando la decisión de traspasar tiempo del Post-Natal al padre, si sólo uno de los padres trabaja en la Universidad, entonces deberán enviar cartas por separado.
  2. La Unidad debe enviar un memo a Recursos Humanos indicando la situación y adjuntando las cartas mencionadas.

Consultas: Encargado Administrativo o Supervisor de Asistencia de la unidad

Solicitud permiso paternal con goce de remuneraciones

 

  Permiso para alimentar a los hijos menores de 2 años
  1. La funcionaria debe acordar y fijar con la unidad el horario a utilizar, el cual debe quedar registrado en un formulario F5.
  2. El Supervisor de Asistencia debe registrar el cambio de calendario en el Sistema de Control de Asistencia, siguiendo los procedimientos definidos para la asignación de calendarios.

Consultas: Encargado Administrativo o Supervisor de Asistencia de la unidad

 

  Permiso por matrimonio
  1. El funcionario debe dar aviso a su jefatura con treinta días de anticipación descargando y completando el formulario correspondiente que deberá ser enviado a Recursos Humanos.
  2. El funcionario debe completar el formulario F1 y entregarlo a su Supervisor de Asistencia.
  3. El funcionario debe presentar dentro de los treinta días siguientes a la celebración el respectivo certificado de matrimonio del Servicio de Registro Civil e Identificación.
  4. El Supervisor de Asistencia debe enviar el formulario junto al certificado de defunción a Recursos Humanos, dejando una copia de respaldo en su unidad.
  5. El Supervisor de Asistencia debe registrar la incidencia respectiva en el Sistema de Control de Asistencia.

Consultas: Encargado Administrativo o Supervisor de Asistencia de la unidad

Descargar archivo Solicitud permiso por matrimonio con goce de remuneraciones

 

  Permiso por fallecimiento
  1. El funcionario debe dar aviso a su jefatura.
  2. Una vez que el funcionario regrese a sus funciones, deberá completar el formulario correspondiente y entregar un certificado de defunción a su Supervisor de Asistencia.
  3. El Supervisor de Asistencia deberá enviar el formulario junto al certificado de defunción a Recursos Humanos, dejando una copia de respaldo en su unidad.
  4. El Supervisor de Asistencia deberá registrar la incidencia respectiva en el Sistema de Control de Asistencia.

Consultas: Encargado Administrativo o Supervisor de Asistencia de la unidad

Solicitud permiso por fallecimiento con goce de remuneraciones

 

  Vacaciones fuera del periodo de Receso
  1. La Unidad debe enviar un memo a Recursos Humanos describiendo la situación.
  2. El Supervisor de Asistencia deberá registrar la incidencia VACACIONES en el Sistema de Control de Asistencia, de acuerdo al periodo indicado.

Consultas: Encargado Administrativo o Supervisor de Asistencia de la unidad

 

  Licencias Médicas
  1. El funcionario debe hacer llegar la Licencia Médica a la Oficina de Partes de Recursos Humanos dentro del plazo de 3 días hábiles, contados a partir de la fecha de inicio del reposo.
  2. La Unidad de Licencias Médicas y Certificación registrará la licencia en el Sistema de Control de Asistencia de acuerdo a las fechas especificadas en ella.

PERIODO DE RECESO

Durante los periodos de receso las Licencias Médicas deben ser tramitadas por el funcionario directamente en la institución de salud a la que pertenece, posteriormente deberá hacer llegar a la Unidad de Licencias Médicas del Depto. de Recursos Humanos la copia del comprobante de recepción y/o del formulario de la licencia, en los casos en que la institución sólo timbre este documento.

Las licencias médicas se pueden presentar en la sucursal más cercana a su domicilio y/o en las sucursales ubicadas en el centro.

  • Las Isapres recepcionan hasta las 17:00 Hrs.
  • Compin (Fonasa) recepciona hasta las 14:30 hrs. en Huérfanos 1483 - Fono 600-460-4600.

Consultas: Gladys Miranda Pizarro | gladys.miranda@usach.cl | 2 2718 1618

 

  Licencias Laborales
  1. Ante un accidente laboral, la unidad debe enviar un aviso a la Oficina de Notificación de Accidentes Laborales.
  2. La Oficina de Notificación de Accidentes Laborales emitirá un correo de respuesta a la Unidad.
  3. El Supervisor de Asistencia debe registrar la incidencia respectiva en el Sistema de Control de Asistencia.

Procedimiento en caso de ocurrir un accidente laboral

Consultas: Gladys Miranda Pizarro | gladys.miranda@usach.cl | 2 2718 1618

 

  Devoluciones de Tiempo
  1. Las devoluciones de tiempo, al agual que las horas extras, deben ser autorizadas en forma previa a su ejecución, razón por la cual la jefatura debe informar al supervisor correspondiente sobre tal medida.
  2. El Supervisor de Asistencia debe obtener los siguientes documentos por cada vez que el funcionario haga uso del tiempo de devolución:
    • Imprimir el informe del mes en que se produce el evento que da origen a la devolución de tiempo.
    • Completar el formulario F8 para el cálculo del tiempo a devolver, aplicando los tiempos compensatorios segun corresponda.
    • Completar el Formulario F1 que autoriza la devolución de parte de la jefatura.
  • Luego, el Supervisor de Asistencia debe enviar un memo a la Unidad de Remuneraciones de Recursos Humanos informando sobre todos los casos de Devolución de Tiempo en forma mensual, se deben adjuntar los documentos mencionados anteriormente, dejando una copia de respaldo.
  • La Unidad de Remuneraciones genera una resolución que autoriza la devolución.
  • El Supervisor de Asistencia debe registrar la incidencia "Devolución de Tiempo" en el sistema de control de asistencia para justificar la devolución.

Cada vez que el funcionario haga uso de un tiempo de devolución, este se deberá ir descontando en la sección respectiva del formulario F8, hasta que el saldo llegue a cero. Cada formulario F8 debe mantener el historial completo de devolución.

Consultas: Encargado Administrativo o Supervisor de Asistencia de la unidad

 

  Pago de Horas Extras
  1. La unidad debe enviar un memo a Prorrectoría solicitando la autorización correspondiente.
  2. Una vez autorizado, Prorrectoría envía una notificación a Recursos Humanos para proceder con el pago.

Consultas: Encargado Administrativo o Supervisor de Asistencia de la unidad